Der afholdes rigtig mange møder i de danske virksomheder. Møder af alle størrelser, hvor teams, udvalg og direktionsgrupper møder hinanden og gennemgår forretningskritiske punkter, udpeger virksomhedens retning eller bare plejere de vigtige relationer. Uanset hvad formålet er, er det vigtigt, at lokalet fungerer og tilbyder de rette rammer for et effektivt møde.
Lyd og lys
Det er vigtigt, at et møderum har den rette lyd og de rette lysforhold. Der har været forsket meget i begge områder, og resultaterne taler deres tydelige sprog: lyset er væsentligt for vores energiniveau og koncentrationsevne, mens lyden – eller skulle vi sige fraværet af den forstyrrende lyd – er væsentligt for vores evne til at fokusere. Når der ikke er forstyrrende lyde, er det ganske enkelt med til at sænke vores stressniveau og tillade et dybere blik på opgaven.
Sørg derfor for, at rummet ikke har en dårlig klang, at der er skærmet af til lyden udenfor mødelokalet og at der er masser af naturligt lys, der strømmer ind. Husk ligeledes den friske luft, som også er essentiel for at bevare den gode energi.
Fysiske rammer
Det vigtigste her er bordpladsen. Dine konferencemøbler som netop mødebordet er nødt til at give plads til, at deltagerne både kan have materiale og dagsorden liggende fremme, men også har plads til PC, tablet eller en god gammeldags notatblok.
Fordi præsentationer er en essentiel del af mødet, skal der naturligvis også være en projektor og en skærm. Internetforbindelsen skal være i top – naturligvis med mulighed for at logge let og sikkert på et gæstelogin, hvis der er en deltager, som ikke normalvis er tilkoblet virksomhedens netværk.
Husk de sunde regler
Elon Musk forlanger, at deltagere, der ikke får noget ud af et møde, rejser sig og går. Det har givet hans ansatte mange problemer, når de deltager i møder med samarbejdspartnere, der har en anden mødekultur.
Under alle omstændigheder er det vigtigt, at de rette deltagere er med til mødet, at der er en klar dagsorden, at der kommer resultater ud af mødet og at en person noterer, hvad der blev aftalt og evt. givet af løfter. Sørg for at møderne tjener et formål og giver værdi. Vær striks omkring firmaets mødekultur.